○須崎市文書処理規程
昭和48年12月1日
須崎市訓令第9号
須崎市文書規程(昭和33年須崎市訓令第2号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 受理及び収受(第10条・第11条)
第3章 起案(第12条・第13条)
第4章 決裁及び合議(第14条―第16条)
第5章 施行及び発送(第17条―第23条)
第6章 整理及び保存(第24条―第29条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めのあるものを除き、文書の取扱いについて必要な事項を定め、事務処理の標準化を図ることを目的とする。
(文書取扱いの原則)
第2条 すべての事案の処理は、文書によるものとする。
2 文書の処理は、正確かつ迅速に取り扱い、常に整理して事務の効率的な運営をするように努めるとともに、処理後の保管及び保存を適正に行い、もってその経過と責任の所在を明らかにしておかなければならない。
3 文書の収受、起案、供覧、決裁、保管、保存、廃棄その他文書に関する事務処理は、原則として文書管理システムで行うものとする。ただし、これにより難い又は文書管理システム以外のシステム等による処理が適当であると認められるものは、この限りでない。
(用語、文字及び文体)
第3条 文書作成に当たっては、平易にし、難解なものを避け、漢字及び仮名遣いについては、「常用漢字表」(昭和56年内閣告示第1号)、「現代仮名遣い」(昭和61年内閣告示第1号)及び「送り仮名の付け方」(昭和48年内閣告示第2号)の規定によるものとする。
(1) 文書 事務を処理するために作成し、又は取得した書類、帳票、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。)及び図面その他資料等の記録をいう。
(2) 庁内文書 法規文書、令達文書及び公示文書以外の文書(以下「一般文書」という。)で、須崎市行政組織規則(昭和46年須崎市規則第16号)に規定する機関相互間において収受する文書をいう。
(3) 庁外文書 前号以外の一般文書をいう。
(4) 供覧 その文書について、あらかじめ指示又は承認を受ける必要のあるものを関係者及び上司の閲覧に供することをいう。
(5) 起案 事案を処理するために、その方針又は具体的内容などの案を起こすことをいう。
(6) 決裁 須崎市職務権限規程(平成15年須崎市訓令第37号。以下「権限規程」という。)第2条第2号に規定する決裁をいう。
(7) 代決 権限規程第2条第5号に規定する代決をいう。
(8) 合議 権限規程第2条第6号に規定する合議をいう。
(9) 分類 文書をその主題により適正な科目ごとに仕分けることをいう。
(10) 保管 文書を活用するために、文書が完結した年度及びその翌年度において管理することをいう。
(11) 保存 保管期間が経過した後においても引き続いて残すべき文書を管理することをいう。
(12) 文書管理システム 電子計算機を用いて、文書の収受、起案、供覧、決裁、保管、保存、廃棄その他文書に関する事務を行うためのシステムをいう。
(課長等の職務)
第5条 課長、室長及び所長(以下「課長等」という。)は、この規程の定めるところにより、その所管における文書事務について責任を負うものとし、文書の処理に当たっては、敏速、適正に処理されるよう職員を指導監督しなければならない。
(文書取扱主任)
第6条 課に文書取扱主任(以下「取扱主任」という。)を置き、課長補佐等をもって充てる。
(取扱主任の職務)
第7条 取扱主任は、上司の命を受け、課における次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の整理、保管、保存、廃棄等に関すること。
(2) 文書管理システムの円滑な運用に関すること。
(3) 文書管理状況の報告に関すること。
(4) その他文書事務に関し必要なこと。
(文書の種別)
第8条 文書は、法規文書、令達文書、公示文書及び一般文書に区分する。
2 法規文書は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づいて制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づいて制定するもの
3 令達文書は、次のとおりとする。
(1) 訓令 権限の行使又は職務に関して、所属機関又は職員に命令するもの
(2) 訓 訓令と同じであるが公表を要しないもの
(3) 内訓 前号のうち、機密を要するもの
(4) 達 職務権限に基づき、特定の個人又は団体に対して一方的に特定の事項を命令し、禁止し、若しくは停止し、又は既に与えた許可、認可等の行政行為を取り消すもの
(5) 指令 個人又は団体からの申請、願、伺等に対して許可、認可、指示又は命令するもの
4 公示文書は、次のとおりとする。
(1) 告示 法令の規定又は権限に基づき、処分又は決定した事項等を広く一般に対して公示するもの
(2) 公告 法令の規定により、公告すべき旨が規定されているもの、及び一定事項を広く一般に周知させるため公示するもの
5 一般文書は、おおむね次のとおりとする。
(1) 依命通達 命令権者の命を受けて、その補助職員がその者の職名で通達するもの
(2) 上申 上司又は諸官公庁に対し、意見又は事実を述べるもの
(3) 内申 上司又は諸官公庁に対し、内密に申告するもの
(4) 副申 上司又は諸官公庁に対し、進達する文書に意見を添えるもの
(5) 申請 上司又は諸官公庁に対し、許可、認可、補助等を請うもの
(6) 伺 上司又は諸官公庁に対し、その指揮命令を求めるもの
(7) 報告 上司又は諸官公庁に対し、事実を報告するもの
(8) 届け 上司又は諸官公庁に対し、一定の事項を届け出るもの
(9) 進達 個人、団体等からの経由文書を上司又は諸官公庁へ送達するもの
(10) 願 上司又は諸官公庁に対し、軽易な行為を求めるもの
(11) 通知 相手方に意志事実を知らせるもの
(12) 協議 相手方に同意等を求めるもの
(13) 照会 ある事実について問い合わせるもの
(14) 回答 協議、依頼又は照会に対して回答するもの
(15) 依頼 一定の事項を頼むもの
(16) 送付 物件を送付し、受領を求めるもの
(17) 証明 一定の事実を証明するもの
(18) 復命 上司から命ぜられた用務の結果、経過その他を報告するもの
(19) 諮問 一定の機関に対して、調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの
(20) 答申 諮問事項に対して意見を述べるもの
(21) 陳情 特定の事項について実情を訴え、必要な処置を求めるもの
(22) 辞令 任免、給与又は勤務などを命令するもの
(23) 嘱託(委嘱) 特定の相手方に対し、事務その他特定の事項を依頼するもの
(24) 議案 議会に対して議決を求め、又は報告するもの
6 前各項のほか、特に使用されるものは、次のとおりとする。
(1) 裁決書 審査の請求又は裁決の申請等に対して、その処分を表すもの
(2) 決定書 疑義のある事項又は裁量に属する事項等で一定の内容のものに決定処分をするもの
(文書の年度)
第9条 文書の編集は、会計年度によって区分する。
第2章 受理及び収受
(文書の受理)
第10条 到着した文書は、次に掲げる文書を除き、総務課において受理するものとする。
(1) 本庁舎以外に事務所を有する主管課に到達した文書
(2) 主管課に直接提出された文書
(3) 主管課に設置されているファクシミリに直接送信された文書
(1) 配布先が明確なものにあっては封かんのまま、配布先が明確でないものにあっては確認のためこれを開封し、主管課に配布する。
(2) 書留郵便、配達証明郵便等により送付された文書又は金券、現金、有価証券等を添えた文書は、書留郵便等受理簿(別記様式)に登録する。
(3) 親展文書は、封かんのまま名あて人に配布する。
3 郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは、発信者が官公署であるとき又は公務に関するものと認められるときは、その未納又は不足料金を納付して受理することができる。
(文書の収受)
第11条 総務課を経て配布を受けた文書又は直接主管課に提出された文書(以下「収受文書」という。)は、文書管理システムにおいて収受登録を行い、課長等の供覧を受けなければならない。ただし、軽易な文書で文書管理システムに登録の必要がないと認められるものについては、この限りでない。
2 供覧文書に添付する収受文書は、電磁的記録として供覧文書に添付するものとする。ただし、収受文書を電磁的記録とすることが困難なときは、原本のまま回議することができる。
第3章 起案
(起案)
第12条 起案は、文書管理システムに必要な項目を登録することにより行うものとする。
2 起案文書に添付する文書があるときは、電磁的記録として起案文書に添付するものとする。ただし、電磁的記録とすることが困難なときは、原本のまま回議することができる。
(起案の要領)
第13条 起案は、次の各号によらなければならない。
(1) 1事案につき1起案とする。ただし、同一性の関連事案については、一括して起案することができる。
(2) 件名は、できるだけ簡明に記載し、その次に照会、回答、通知等その文書の性質を表すことばを括弧書きする。
(3) 文書の作成に当たっては、本規程によるほか、文書の左横書き実施要領(昭和35年須崎市訓第28号)による。
(4) 重要、異例又は内容の複雑な事案については、起案理由、根拠となる法令及びその他参考事項を記載し、必要があれば関係書類を順序にそろえ、添付しなければならない。
(5) 施行期日の予定されるものは、決裁を受ける余裕をもって起案し、必要な審議の機会を失わないようにしなければならない。
(6) 起案が収受文書に基づく場合は、その収受文書を添付しなければならない。
2 市議会に提案する文書は、主管課において立案し、総務課長に合議の上、市長の決裁を受けなければならない。
第4章 決裁及び合議
(決裁)
第14条 起案文書は、文書管理システムを利用して回議するものとし、当該決裁区分に従い、起案者から順次直属上司の承認を経て、決裁者の決裁を受けなければならない。
2 回議を受けた者は、文書管理システムにおいて直ちに承認又は決裁の意志を登録することにより処理を行うものとする。
(代決)
第15条 決裁者が不在の時は、権限規程の規定により代決者が決裁の意志を登録することにより処理を行うものとする。
(他の課との合議)
第16条 他の課に関係のある文書は、関係のある他の課長等に合議しなければならない。
第5章 施行及び発送
(施行)
第17条 決裁又は供覧が終了した文書であって、施行を要するものについては、文書管理システムにおいて必要な項目を登録することにより処理を行うものとする。
(文書の発信者名)
第18条 文書の発信者名は、市長の職氏名とする。ただし、次に掲げる場合は、それぞれに定める発信者名を用いることができる。
(1) 事務の委任に基づく対外文書は、受任者氏名
(2) 庁内文書は、副市長又は課長等の職名
(文書の記号及び番号)
第19条 法規文書、令達文書(達及び指令は除く。)及び公示文書の番号は、一連番号により暦年処理するものとし、総務課において管理する。
2 達、指令及び一般文書における記号については、原則として須崎市の首字及び主管課の首字の次に、達、指令及び発をもって表示するものとし、番号については、一連番号により会計年度処理するものとする。
(議案の取扱い)
第20条 議会の議決若しくは同意を要し、又は議会に報告等を要する文書は、決裁後直ちに総務課長に送付しなければならない。
2 総務課長は、前項の決裁文書の送付を受けたときは、速やかに所定の手続をとらなければならない。
3 第1項の文書について、市議会議長から議決又は同意等の文書の送付があったときは、総務課長は、それぞれ所定の手続をとらなければならない。
(法規文書等の取扱い)
第21条 法規文書、令達文書及び公示文書は、決裁後直ちに所定の手続をとらなければならない。ただし、議会の議決等を必要とするものについては、市議会議長から議決又は同意等の文書の送付を受けて行うものとする。
(公印の押印等)
第22条 公印を必要とする文書は、須崎市公印規則(昭和39年須崎市規則第8号)の規定により公印を押印するとともに、契印をしなければならない。ただし、次の各号に掲げる公文書については、これを省略することができる。
(1) 次に掲げる公文書で、事務連絡等の比較的軽易なもの
ア 庁内相互間(本庁及び出先機関相互間を含む。)における公文書
イ 行政機関、団体等に対する公文書
(2) 法令等の規定により電子的方式により送信する公文書
(郵送手続)
第23条 文書の郵送は、総務課において一括して取り扱う。ただし、必要があるときは、使送その他の方法によることができる。
第6章 整理及び保存
(分類)
第24条 処理の終わった文書(以下「完結文書」という。)は、すべて主管課において分類して整理保存する。
(文書の編集)
第25条 完結文書の編集は、次に掲げるところにより行わなければならない。
(1) 文書は、書かれている内容及び第27条の区分により分類する。
(2) 薄冊の題名は、文書の目的、内容等により最も適切なものとする。
(3) 文書の内容が、2以上の分類にわたるときは、その最も深い関係の分類とする。
(保管及び保存の単位)
第26条 完結文書は、課を単位として、必要なものだけを保管し、及び保存する。
(文書の保存期間)
第27条 文書の保存期間は、法令その他に定めのあるものを除き、保存年限を次のように定める。
第1種 永久
第2種 10箇年
第3種 5箇年
第4種 3箇年
第5種 1箇年
2 前項の保管及び保存年限は、完結した翌年度からこれを起算する。
(保存文書の区分)
第28条 前条に掲げる文書の区分は、おおむね次のとおりとし、第1種に属するものは、次のとおりとする。
(1) 基本財産、各種積立金その他財産の管理処分に関するもの
(2) 条例、規則、規程等に関するもの
(3) 歳入、歳出、決算その他市議会議決書及び市議会に関する重要なもの
(4) 事務引継書
(5) 訴願、訴訟及び異議に関するもの
(6) 印鑑に関するもの
(7) 重要統計書類及び図面類
(8) 職員の進退、賞罰等に関する書類及び履歴書
(9) 営造物の設置、変更又は廃止に関するもの
(10) 権利の設定、変更(各種契約を含む。)及び移転に関するもの
(11) 前各号のほか、永久に効力を有し、又は参考となるべきもの及び市政の沿革を知るに必要なもの
2 第2種に属するものは、次のとおりとする。
(1) 法令に従い処理したもので永久保存の必要のないもの
(2) 市議会に関する書類で、永久保存の必要のないもの
(3) 決算の終わった金銭物品に関するもの
(4) 監督官公署(申請、上申、報告及びその指令)に関する書類で永久保存の必要のないもの
(5) 歳入、歳出予算書類
(6) 統計報告書類
(7) 事務経理簿及び令達簿
(8) 前各号のほか、10年保存の必要があると認めるもの
3 第3種に属するものは、次のとおりとする。
(1) 調査を終了した諸申請書類
(2) 台帳登録を終了した諸申請書類
(3) 選挙に関する書類(次期選挙の終了しないものは除く。)
(4) 前3号のほか、5箇年間保存の必要があると認めるもの
4 前3項に属さない文書については、その文書の内容、重要性及びその効力等により、3箇年又は1箇年に区分する。
(廃棄処分)
第29条 保存年限を経過するに至った簿冊については、主管課長等の決裁を経て、廃棄処分する。
2 前項の規定にかかわらず、必要と認める場合は、その簿冊の保存年限を別に定めることができる。
3 廃棄処分の方法は、文書管理システムにおける電磁的記録にあってはこれを消去し、それ以外の文書にあっては焼却、裁断等をすることを原則とする。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(昭和51年3月27日訓令第3号)
この訓令は、昭和51年4月1日から施行する。
附則(平成14年7月1日訓令第8号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成15年9月1日訓令第38号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第5号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月1日訓令第3号)
この訓令は、平成30年3月1日から施行する。
附則(平成30年3月26日訓令第4号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和7年8月29日訓令第107号)
この訓令は、令和7年9月1日から施行する。
附則(令和7年10月29日訓令第117号)
この訓令は、令和7年11月1日から施行する。
