○須崎市文書処理規程
昭和48年12月1日
須崎市訓令第9号
須崎市文書規程(昭和33年須崎市訓令第2号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 収受及び配布(第10条―第12条)
第3章 起案(第13条―第16条)
第4章 決裁及び合議(第17条―第20条)
第5章 施行及び発送(第21条―第27条)
第6章 整理及び保存(第28条―第34条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めのあるものを除き、文書の取扱いについて必要な事項を定め、事務処理の標準化を図るを目的とする。
(文書取扱いの原則)
第2条 すべての事案の処理は、文書によるものとする。
2 文書の処理は、正確かつ迅速に取り扱い、常に整理して事務の効率的な運営をするように努めるとともに、処理後の保管及び保存を適正に行い、もってその経過と責任の所在を明らかにしておかなければならない。
(用語、文字及び文体)
第3条 文書作成に当たっては、平易にし、難解なものを避け、漢字及び仮名遣いについては、「常用漢字表」(昭和56年内閣告示第1号)、「現代仮名遣い」(昭和61年内閣告示第1号)及び「送り仮名の付け方」(昭和48年内閣告示第2号)の規定によるものとする。
(1) 文書 事務を処理するために作成される書類、帳票、電報又は電話若しくは口頭による事項を記録したもの及び図面その他資料等の記録をいう。
(2) 庁内文書 法規文書、令達文書及び公示文書以外の文書(以下「一般文書」という。)で、須崎市行政組織規則(昭和46年須崎市規則第16号)に規定する機関相互間において収受する文書をいう。
(3) 庁外文書 前号以外の一般文書をいう。
(4) 供覧 その文書について、あらかじめ指示又は承認を受ける必要のあるものを関係者及び上司の閲覧に供することをいう。
(5) 起案 事案を処理するために、その方針又は具体的内容などの案を起こすことをいう。
(6) 決裁 須崎市職務権限規程(平成15年須崎市訓令第37号。以下「権限規程」という。)第2条第2号に規定する決裁をいう。
(7) 代決 権限規程第2条第5号に規定する代決をいう。
(8) 合議 権限規程第2条第6号に規定する合議をいう。
(9) 分類 文書をその主題により適正な科目ごとに仕分けることをいう。
(10) 保管 文書を活用するために、文書が完結した年度又は年及びその翌年度又は翌年において管理することをいう。
(11) 保存 保管期間が経過した後においても引き続いて残すべき文書を管理することをいう。
(課長の職務)
第5条 総務課長は、この規程の定めるところにより、文書の収受及び配布に関する事務を行う。
2 課の長(以下「課長」という。)は、この規程の定めるところにより、その所管における文書事務について責任を負うものとし、文書の処理に当たっては、敏速、適正に処理されるよう職員を指導監督しなければならない。
(文書取扱責任者)
第6条 課に文書取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、庶務を担当する係長をもって充てる。ただし、係長を置かない課にあっては、庶務を担当する上級の職員をもって充てる。
(取扱責任者の職務)
第7条 取扱責任者は、上司の命を受け、課における次に掲げる事務を処理する。
(1) 配布された文書及び直接受け付けた文書の点検及び受領に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書処理の促進に関すること。
(4) 文書事務の指導に関すること。
(5) その他文書事務に関し必要なこと。
(文書の種別)
第8条 文書は、法規文書、令達文書、公示文書及び一般文書に区分する。
2 法規文書は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づいて制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づいて制定するもの
3 令達文書は、次のとおりとする。
(1) 訓令 権限の行使又は職務に関して、所属機関又は職員に命令するもの
(2) 訓 訓令と同じであるが公表を要しないもの
(3) 内訓 前号のうち、機密を要するもの
(4) 達 職務権限に基づき、特定の個人又は団体に対して一方的に特定の事項を命令し、禁止し、若しくは停止し、又は既に与えた許可、認可等の行政行為を取り消すもの
(5) 指令 個人又は団体からの申請、願、伺等に対して許可、認可、指示又は命令するもの
4 公示文書は、次のとおりとする。
(1) 告示 法令の規定又は権限に基づき、処分又は決定した事項等を広く一般に対して公示するもの
(2) 公告 法令の規定により、公告すべき旨が規定されているもの、及び一定事項を広く一般に周知させるため公示するもの
5 一般文書は、おおむね次のとおりとする。
(1) 依命通達 命令権者の命を受けて、その補助職員がその者の職名で通達するもの
(2) 上申 上司又は諸官公庁に対し、意見又は事実を述べるもの
(3) 内申 上司又は諸官公庁に対し、内密に申告するもの
(4) 副申 上司又は諸官公庁に対し、進達する文書に意見を添えるもの
(5) 申請 上司又は諸官公庁に対し、許可、認可、補助等を請うもの
(6) 伺 上司又は諸官公庁に対し、その指揮命令を求めるもの
(7) 報告 上司又は諸官公庁に対し、事実を報告するもの
(8) 届け 上司又は諸官公庁に対し、一定の事項を届け出るもの
(9) 進達 個人、団体等からの経由文書を上司又は諸官公庁へ送達するもの
(10) 願 上司又は諸官公庁に対し、軽易な行為を求めるもの
(11) 通知 相手方に意志事実を知らせるもの
(12) 協議 相手方に同意等を求めるもの
(13) 照会 ある事実について問い合わせるもの
(14) 回答 協議、依頼又は照会に対して回答するもの
(15) 依頼 一定の事項を頼むもの
(16) 送付 物件を送付し、受領を求めるもの
(17) 証明 一定の事実を証明するもの
(18) 復命 上司から命ぜられた用務の結果、経過その他を報告するもの
(19) 諮問 一定の機関に対して、調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの
(20) 答申 諮問事項に対して意見を述べるもの
(21) 陳情 特定の事項について実情を訴え、必要な処置を求めるもの
(22) 辞令 任免、給与又は勤務などを命令するもの
(23) 嘱託(委嘱) 特定の相手方に対し、事務その他特定の事項を依頼するもの
(24) 議案 議会に対して議決を求め、又は報告するもの
6 前各項のほか、特に使用されるものは、次のとおりとする。
(1) 裁決書 審査の請求又は裁決の申請等に対して、その処分を表すもの
(2) 決定書 疑義のある事項又は裁量に属する事項等で一定の内容のものに決定処分をするもの
(文書の年度)
第9条 文書の編集は、暦年によって区分する。ただし、会計に関するもの等で暦年によることができないものは、会計年度によって区分することができる。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の受理)
第10条 到着した文書(電報を含む。以下同じ。)は、総務課において受理し、次の各号によって処理しなければならない。
(1) 親展文書又は親展電報は、封かんのまま名あて人に配布する。
(3) 電報は、一般文書より先に処理しなければならない。
(4) 現金、金券、有価証券等については金券送達簿(別記様式第5号)に記載し、主管課取扱責任者に配布し、その受領の印を金券送達簿に受ける。
2 郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは、発信者が官公署であるとき又は公務に関するものと認められるときは、その未納又は不足料金を納付して収受することができる。
3 総務課を経て配布を受けた文書又は直接主管課に提出せられた文書は、当該主管課備付けの受付件名簿(別記様式第2号)に登録しなければならない。ただし、軽易な文書で受付件名簿に登録の必要がないと認められるものについては、この限りではない。
(文書の処理)
第11条 取扱責任者は、前条第1項第2号の規定に準じて処理し、主管の係長に配布し、配布を受けた係長は、課長の供覧又は決裁を受けなければならない。ただし、重要と認めるものについては、副市長及び市長の供覧又は決裁を受けなければならない。
2 課長は、文書の供覧等を終わったときは、その処理方針等指示事項を担当係長に指示しなければならない。
3 係長は、文書の交付を受けたときは、処理担当者を指定し、前項の規定によって指示された事項に基づいて処理させなければならない。
4 処理担当者は、指示事項に従って速やかに文書の処理をしなければならない。文書の処理が完結したときは、受理文書については受付件名簿にその旨を記入しなければならない。
(未処理文書の取扱いと処理促進)
第12条 未処理文書は、課長の指定する場所に収納し、常にその所在及び処理状況を明らかにしなければならない。
2 課長は、毎月末日に未処理文書の状況を調査し、担当係長及び処理担当者に対して迅速な処理を行うよう指示しなければならない。
第3章 起案
(起案)
第13条 起案は、次に掲げるものを除き、起案書(別記様式第6号)を用いて行う。
(1) 一定の帳票を利用して処理できるもの
(2) 軽易な事案で、文書の余白又は付せんを利用して処理できるもの
(3) 別に処理について定めのあるもの
(起案の要領)
第14条 起案は、次の各号によらなければならない。
(1) 1事案につき1起案とする。ただし、同一性の関連事案については、一括して起案することができる。
(2) 件名は、できるだけ簡明に記載し、その次に照会、回答、通知等その文書の性質を表すことばを括弧書きする。
(3) 文書の作成に当たっては、本規程によるほか、文書の左横書き実施要領(昭和35年須崎市訓第28号)による。
(4) 重要、異例又は内容の複雑な事案については、起案理由、根拠となる法令及びその他参考事項を記載し、必要があれば関係書類を順序にそろえ、添付しなければならない。
(5) 施行期日の予定されるものは、決裁を受ける余裕をもって起案し、必要な審議の機会を失わないようにしなければならない。
(6) 起案が収受文書に基づく場合は、その収受文書を添付しなければならない。
2 市議会に提案する文書は、主管課において立案し、総務課長に合議の上、市長の決裁を受けなければならない。
(文書の発信者名)
第15条 文書の発信者名は、市長の職氏名とする。ただし、次に掲げる場合は、それぞれに定める発信者名を用いることができる。
(1) 事務の委任に基づく対外文書は、受任者氏名
(2) 庁内文書は、副市長名又は課長名
2 達、指令及び一般文書における記号については、須崎市の首字及び主管課の首字の次に、達、指令及び発をもって表示し、続いて前号の規定による番号を記入する。ただし、収受文書により発送する場合は、前段による番号を収受文書の受付件名簿に発送年月日等とともに記入表示しなければならない。
第4章 決裁及び合議
(決裁)
第17条 起案文書は、当該決裁区分に従い、起案者から順次直属上司の承認を経て、決裁者の決裁を受けなければならない。
2 決裁者は、起案文書の回付を受けたときは、直ちに意志の決定をしなければならない。
3 承認又は決裁をするときは、起案文書の所定の欄に押印するものとする。
(電子署名)
第17条の2 前条の規定にかかわらず、須崎市情報システム管理運営要綱(平成27年須崎市訓令第84号)の規定による申請及び許可に係る承認又は決裁は、電子決裁の方法により行うことができる。
(代決)
第18条 権限規程の規定により代決した場合において、当該事項が後閲を要するものであるときは、決裁欄に「後閲」と記入して、事後速やかに決裁者の閲覧に供さなければならない。
(他の課との合議)
第19条 他の課に関係のある文書は、関係のある他の課長に合議しなければならない。
(合議を受けたときの取扱い)
第20条 合議を受けた課長は、直ちにその関係事項を検討し、これに同意するときは、所定の欄に押印するものとする。条件付同意又は不同意のときは、次の各号により意志の表示をするものとする。
(1) 条件付同意のときは、その旨を所定の欄に朱記して押印するとともに、意見又は条件を起案文書の余白に記載し押印する。
(2) 不同意のときは、その旨を所定の欄に朱記して押印しないで、その事由を起案文書の余白に記載し押印する。
2 合議を受けた文書について、その決定が遅延すると認められるときは、あらかじめその旨を関係ある課長に連絡しなければならない。
第5章 施行及び発送
(施行)
第21条 事案が決裁されたときは、特に指示のある場合を除き、直ちに施行の手続をとらなければならない。
(議案の取扱い)
第22条 議会の議決若しくは同意を要し、又は議会に報告等を要する文書は、決裁後直ちに総務課長に送付しなければならない。
3 第1項の文書について、市議会議長から議決又は同意等の文書の送付があったときは、総務課長は、それぞれ所定の手続をとらなければならない。
(法規文書等の取扱い)
第23条 法規文書、令達文書及び公示文書は、決裁後直ちに所定の手続をとらなければならない。ただし、議会の議決等を必要とするものについては、市議会議長から議決又は同意等の文書の送付を受けて行うものとする。
(帳票)
第24条 帳票については、別に定めるところによる。
(文書の浄書)
第25条 決裁文書の浄書は、主管課において行う。ただし、法規文書、令達文書(達及び指令は除く。)及び公示文書の浄書は、総務課において行う。
2 法規文書、令達文書(達及び指令は除く。)及び公示文書であって、次に掲げるものについては、主管課において浄書作成するものとする。
(1) 図面、図票、統計書など複雑なもの
(2) 筆書、用紙記入等の方法によるもの
(3) 賞状
(4) 長文にわたる添付資料、説明書その他これに類するもの
(5) その他総務課において行うことが不適当と認められるもの
(公印の押印等)
第26条 公印を必要とする文書は、須崎市公印規則(昭和39年須崎市規則第8号)の規定により公印を押印するとともに、契印をしなければならない。ただし、次の各号に掲げる公文書については、これを省略することができる。
(1) 次に掲げる公文書で、事務連絡等の比較的軽易なもの
ア 庁内相互間(本庁及び出先機関相互間を含む。)における公文書
イ 行政機関、団体等に対する公文書
(2) 法令等の規定により電子的方式により送信する公文書
(発送手続)
第27条 文書の発送は、郵送の方法により、総務課において一括取り扱う。ただし、必要があるときは、使送その他の方法によることができる。
2 文書の発送のための手続を終わったときは、各主管においてあて名の記載及び荷造りをし発送件名簿(別記様式第3号)に登録し、取扱責任者に送付しなければならない。
3 取扱責任者は、送付を受けた文書を取りまとめ、郵送簿に所要事項を記入し、総務課に送付しなければならない。
5 郵送の方法により難いとき又はこれによらないことが適当と認めるときは、主管課において送達手続をとることができる。
6 勤務時間外又は休日に発送を要する文書は、主管課においてこの規程の定める手続をし、郵送又は使送等の方法によることができる。
7 各主管課において負担すべき郵送料については毎月末総務課において、各主管郵送簿により精算し、主管課はそれに基づいて支払の手続をとるものとする。
第6章 整理及び保存
(分類)
第28条 処理の終わった文書(以下「完結文書」という。)は、すべて主管課において分類して整理保存する。
(文書の編集)
第29条 完結文書の編集は、次に掲げるところにより行わなければならない。
(1) 文書は、書かれている内容及び第31条の区分により分類する。
(2) 薄冊の題名は、文書の目的、内容等により最も適切なものとする。
(3) 文書の内容が、2以上の分類にわたるときは、その最も深い関係の分類とする。
(4) 薄冊は、表紙及び背表紙でつづり、それに名称、年度、保存期間、番号、課名等を記載する。
(5) 編集又は保存上必要とするものは、数年分を合し、又は1年分を分冊とすることができる。
(保管及び保存の単位)
第30条 完結文書は、課を単位として、必要なものだけを保管し、及び保存する。ただし、これにより難いときは、部又は係単位とすることができる。
3 完結文書は、前年度分については課において保管し、1年を経過した保管のものについては、指定の書庫に収納保存しなければならない。この場合、書庫の管理保全については、総務課長の指示を受けなければならない。ただし、課において保存して管理することが適当と認めるもの及び特別な事由のあるものについては、この限りではない。
(文書の保存期間)
第31条 文書の保存期間は、法令その他に定めのあるものを除き、保存年限を次のように定める。
第1種 永久
第2種 10箇年
第3種 5箇年
第4種 3箇年
第5種 1箇年
2 前項の保管及び保存年限は、完結した翌年からこれを起算する。
(保存文書の区分)
第32条 前条に掲げる文書の区分は、おおむね次のとおりとし、第1種に属するものは、次のとおりとする。
(1) 基本財産、各種積立金その他財産の管理処分に関するもの
(2) 条例、規則、規程等に関するもの
(3) 歳入、歳出、決算その他市議会議決書及び市議会に関する重要なもの
(4) 事務引継書
(5) 訴願、訴訟及び異議に関するもの
(6) 印鑑に関するもの
(7) 重要統計書類及び図面類
(8) 職員の進退、賞罰等に関する書類及び履歴書
(9) 営造物の設置、変更又は廃止に関するもの
(10) 権利の設定、変更(各種契約を含む。)及び移転に関するもの
(11) 前各号のほか、永久に効力を有し、又は参考となるべきもの及び市政の沿革を知るに必要なもの
2 第2種に属するものは、次のとおりとする。
(1) 法令に従い処理したもので永久保存の必要のないもの
(2) 市議会に関する書類で、永久保存の必要のないもの
(3) 決算の終わった金銭物品に関するもの
(4) 監督官公署(申請、上申、報告及びその指令)に関する書類で永久保存の必要のないもの
(5) 歳入、歳出予算書類
(6) 統計報告書類
(7) 事務経理簿及び令達簿
(8) 前各号のほか、10年保存の必要があると認めるもの
3 第3種に属するものは、次のとおりとする。
(1) 調査を終了した諸申請書類
(2) 台帳登録を終了した諸申請書類
(3) 選挙に関する書類(次期選挙の終了しないものは除く。)
(4) 前3号のほか、5箇年間保存の必要があると認めるもの
4 前3項に属さない文書については、その文書の内容、重要性及びその効力等により、3箇年又は1箇年に区分する。
(保存文書の閲覧又は貸出し)
第33条 保存文書の閲覧又は貸出しは、主管課長の許可を受けなければすることはできない。また、庁外に持出しをしようとする者は、主管課長を経て市長の許可を受けなければならない。
2 職員以外の者から保存文書の閲覧又は謄写の申出があったときは、主管課長の許可を受け、その課に属する課員の立会いの下に、これを行わせなければならない。
(廃棄処分)
第34条 保存年限を経過するに至った簿冊については、市長の決裁を経て総務課長に引き継ぎ、廃棄処分する。
2 前項の規定にかかわらず、合議の結果必要と認める場合は、その簿冊の保存年限を別に定めることができる。
4 廃棄処分の方法は、焼却することを原則とする。ただし、焼却の方法による必要がないと認めるときは、別の方法によることができる。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(昭和51年3月27日訓令第3号)
この訓令は、昭和51年4月1日から施行する。
附則(平成14年7月1日訓令第8号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成15年9月1日訓令第38号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第5号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月1日訓令第3号)
この訓令は、平成30年3月1日から施行する。
附則(平成30年3月26日訓令第4号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
