(目的)

第1条　この規程は、別に定めのあるもののほか、須崎市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定め、文書事務の適正かつ円滑な実施を図ることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、常にその取り扱いの経過を明らかにしておくとともに、事務の効率的な運営をするように努めなければならない。

(文書管理責任者及び文書取扱主任)

第3条　学校に文書管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き、校長をもって充てる。

(管理責任者及び取扱主任の職務)

第4条　管理責任者は、教育委員会の指導のもと、学校における文書事務が適正かつ円滑に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。

(管理責任者及び取扱主任会議)

第5条　教育委員会は、文書事務の連絡調整を図るため必要に応じて管理責任者及び取扱主任会議を招集することができる。

(文書事務に必要な帳簿)

第6条　学校に簿冊廃棄目録を備える。

(帳簿の整理)

第7条　帳簿は、年度によって処理しなければならない。

(文書分類表)

第8条　すべての文書は、別に定める文書分類表により分類、整理、保管及び保存しなければならない。ただし、電子文書については統合型校務支援システム文書収受機能(以下「文書収受機能」という。)により整理し保存することができる。

(文書の収受)

第9条　学校に到着した文書のうち、文書収受機能により収受した文書は当該機能で登録し、紙媒体の文書は余白に受付日付印を押し、当該機能の受付簿で登録する。ただし、簡易なものについては、この限りでない。

(文書の処理)

第10条　管理責任者は、収受した文書を直ちに閲覧し、処理方針及び処理期限を定めて、取扱主任に指示し、処理させなければならない。

(起案)

第11条　起案は、次に掲げるものを除き、起案をする者(以下「起案者」という。)が電子起案(文書収受機能に事案の内容その他所要事項を入力し、電子決裁を受けるための起案をいう。)の方法により行うものとする。

(浄書)

第12条　決裁文書の浄書は、起案者が行う。

(発信者名)

第13条　発送文書の発信者名は、校長名を用いる。

(公印の押印)

第14条　校外へ発送する文書は、校長の承認を受けたうえで須崎市教育委員会公印規則(平成24年須崎市教育委員会規則第3号)の規定により公印を押し、発送の手続きをしなければならない。ただし、次に掲げる文書については、押印を省略するものとする。

(発送方法)

第15条　文書の発送は、使送、郵送、ファクシミリ、電子メール及び文書収受機能により行う。

(文書の保存年限)

第16条　文書の保存年限は、法令その他に定めのあるものを除き、別表のとおりとする。

(保存年限の計算)

第17条　保存年限は、文書の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。

(完結文書の編集、保存)

第18条　完結文書は、次に掲げるところに従い、保存する。

(保存文書の持出し)

第19条　保存文書の持ち出しをする場合は、管理責任者の承認を受けなければならない。

(簿冊の廃棄)

第20条　管理責任者は、簿冊が保存年限を経過したときは簿冊廃棄目録に記入し、速やかに廃棄しなければならない。ただし、文書収受機能で収受及び起案をした文書であり、当該文書収受機能により当該文書の件名が明らかなものについては、当該文書名等を記載した廃棄済み文書一覧表をもって代えることができる。

(補則)

第21条　この規程に定めるもののほか、文書管理に関し、必要な事項は、教育長が別に定める。