○須崎市議会文書編さん保存規程
昭和44年8月8日
須崎市議会訓令第1号
第1条 須崎市議会の文書は、別に定めるもののほか、この規程によって編さん保存する。
第2条 文書の保存年限は、別表に定めるところにより次の4種類とし、完結した翌年より起算する。
第1種 永年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 2年
(1) 文書は各部目ごとに1年度又は1年ごとに1冊とすること。
(2) 第1種及び第2種については、別記様式第1号の索引を付すること。
(3) 一事件につき数部門に関連するものは、その関係の多い部門に編てつすること。
第4条 文書の装丁は縦式とし、表紙及び背部に別記様式第2号による表示をしなければならない。ただし、やむを得ないものは、横式とすることができる。
第5条 事務局庶務係は、別記様式第3号による文書台帳を備え、常にこれを整理保存しなければならない。
第6条 文書は、事務局外に持ち出すことはできない。ただし、特に必要がある場合は、別記様式第4号の借覧簿に所定の事項を記入し、事務局長の承認を受けなければならない。
第7条 事務局以外の者から文書の閲覧又は謄写の請求があったときは、事務局長の承認を受けなければならない。
第8条 保存年限満了の文書は、事務局長の決裁を受けて処分しなければならない。保存年限満了の文書であっても、必要と認められる場合は、さらに年限を延長して保存するものとする。
附則
1 この規程は、公布の日から施行する。
2 従来の文書は、この規程に準じて処理する。
附則(平成14年7月1日議会訓令第3号)
この規程は、平成14年7月1日から施行する。
附則(平成20年9月25日議会訓令第1号)
この訓令は、平成20年9月25日から施行する。
別表(第2条、第3条関係)
文書保存年限一覧表
(庶務、調査部門)
第1種 永年
(1) 条例規則規程台帳
(2) 公印台帳
(3) 議員共済会会員台帳
(4) 共済掛金徴収台帳
(5) 共済会会員資格喪失者台帳
(6) 共済年金に関する重要書類
(7) 人事に関する重要書類
(8) 表彰台帳
(9) 議員履歴書、履歴台帳
(10) 歴代議長(副議長)名簿
(11) 歴代常任委員名簿
(12) 図書台帳
(13) 備品台帳
(14) 議会報
(15) 議会に関する重要先例綴
(16) 文書台帳
(17) その他永久保存の必要あるもの
第2種 10年
(1) 議員共済会会員資格得喪関係書類
(2) 県公報
(3) 議会資料
(4) 調査研究結果書類
(5) 職員研修記録
(6) 事務局日誌
(7) その他10年保存の必要あるもの
第3種 5年
(1) 議長会関係文書
(2) 議員共済会関係書類
(3) 議員団関係書類
(4) 議員報酬費用弁償請求処理関係書類
(5) 一般庶務関係書類
(6) 郵便切手受払簿
(7) 予算差引簿
(8) 予算見積書その他予算経理に関する書類
(9) 出勤簿
(10) 議員行政視察記録
(11) その他5年保存の必要あるもの
第4種 2年
(1) 文書収受簿
(2) 発送文書件名簿
(3) 諸願、届処理簿
(4) 超勤伺簿
(5) 物品請求票
(6) 庶務雑件
(7) その他2年保存の必要あるもの
(議事部門)
第1種 永年
(1) 議決書
(2) 委員会記録
(3) 委員会審査報告
(4) その他特に永久保存の必要がある記録
第2種 10年
(1) 請願(陳情)書
(2) 請願(陳情)処理に関する書類
(3) 請願、陳情受理簿
(4) 全員協議会記録
(5) 議会で行う選挙、選任、推薦等に関する書類
(6) 本会議に関する書類
(7) 諮問事項の処理に関する書類
(8) その他10年保存の必要あるもの
第3種 5年
(1) 委員会、公聴会に関する書類
(2) その他5年保存の必要あるもの
第4種 2年
(1) 議会、委員会出席簿
(2) 議決書謄本交付簿
(3) 発言通告書
(4) 議事日程
(5) 議事に関する書類
(6) 議事雑件
(7) その他2年保存の必要あるもの
